Dopo la diffusione della fattura elettronica PA, cioè verso la Pubblica Amministrazione, diventato obbligatorio dal 2015, il prossimo grande passo che attende i professionisti e le aziende è l’avvio della fattura elettronica tra soggetti privati.
Anche gli agenti immobiliari rientrano naturalmente tra gli interessati con questo nuovo adempimento. Ma cosa significa questo nel concreto? Quali novità interessano l’imprenditore e cosa bisogna fare per seguire puntualmente tutte le nuove disposizioni? Cerchiamo di fare un po’ di chiarezza.
In questo Articolo:
Un po’ di storia: l’origine della fatturazione elettronica
Come accennato all’inizio, l’emissione di fatture elettroniche è già un obbligo da tempo per tutte quelle aziende che hanno avuto dei rapporti commerciali con la PA. Dal 1 gennaio 2017 emettere fatture elettroniche è inoltre possibile in via facoltativa anche per i privati.
Dal 1° gennaio 2019 la fattura elettronica diventerà un obbligo esteso anche alle fatture tra privati. In alcuni casi, l’obbligo è stato anticipato di qualche mese, ad esempio:
- 1 luglio 2018 – le prestazioni offerte da subappaltatori nei casi di appalto di lavori stipulati con la Pubblica Amministrazione. Se ad esempio un’impresa di pulizie svolge dei servizi di pulizia dei locali mensa per un’azienda appaltatrice del servizio di refezione scolastica, la prima dovrà emettere una fattura elettronica all’azienda di ristorazione.
- 1 settembre 2018 – gli esercizi commerciali che operano im ambito tax free shopping nei confronti di viaggiatori stranieri non residenti all’interno dell’UE.
Anche se inizialmente era stato previsto nella legge di bilancio già a metà 2018, la fatturazione elettronica diventa quindi obbligatoria per tutte le operazioni tra privati, persone fisiche e giuridiche con una proroga di 6 mesi dalle intenzioni iniziali. Tale data varrà anche per la cessione di benzina o gasolio verso imprese private e professionisti.
Sono esenti dall’obbligo solamente i possessori di partita IVA con regime dei minimi o con regime forfettario. Per tutti gli altri soggetti l’unica modalità per poter trasmettere le fatture sarà utilizzare un servizio di fatturazione elettronica che risponda ai requisiti della normativa di riferimento.
Come funziona la fattura elettronica?
Con la fattura elettronica le aziende e i professionisti potranno innovare le proprie procedure di fatturazione. Ma in cosa consiste esattamente? Con fattura elettronica si intende un sistema digitale di creazione e trasmissione delle fatture al Sistema di Interscambio.
La fattura elettronica sarà prodotta, trasmessa e conservata secondo il linguaggio standard XML, un linguaggio informatico che permette di gestire in forma elettronica l’intero ciclo di fatturazione. In poche parole, saranno i sistemi informatici a dialogare tra loro, tenendo traccia digitale dei vari rapporti commerciali di ogni attività.
Non resta che scoprire come fare per crearne una: comporre una fattura elettronica in autonomia potrebbe risultare complesso, ma affidandosi ad un intermediario tutte le operazioni risulteranno semplificate perché effettuate in automatico dal software e del tutto chiare per il cliente.
Il punto cruciale di questo nuovo processo è quindi il Sistema di Interscambio, cioè il punto di passaggio obbligato per tutte le fatture elettroniche e già utilizzato per il recapito delle fatture elettroniche verso la PA. Il Sistema di Interscambio è un sistema informatico, gestito dall’Agenzia delle Entrate, con il compito di:
- ricevere le fatture sotto forma di file XML;
- verificare che il formato del documento ricevuto sia corretto e che i dati inseriti siano completi;
- inoltrare la fattura elettronica al destinatario.
Il fine ultimo del nuovo software è quello di semplificare la compilazione delle fatture, andando a:
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- Calcolare automaticamente il totale della fattura;
- Generare il file della fattura nel formato XML (linguaggio complesso e non di uso comune, ma fondamentale per garantire la sicurezza informatica);
- Eseguire controlli preventivi affinché l’invio e la ricezione delle fatture vadano a buon fine;
- Trasmettere il file generato al Sistema di Interscambio e gestirne le notifiche.
Fattura elettronica: vantaggi per aziende e professionisti
Sono molti i vantaggi che aziende e professionisti potranno riscontrare già pochi mesi dopo il passaggio alla fattura elettronica. Ve ne elenchiamo alcuni qui di seguito:
- l’esonero dallo spesometro (proprio come il regime forfettario e dei minimi, chi emette la fattura elettronica sarà esonerato dalla trasmissione delle comunicazioni delle fatture emesse e ricevute);
- l’esonero dal Modello Intrastat, che consente il monitoraggio da parte dell’Agenzia delle Dogane di tutte le operazioni commerciali di scambio intrattenute tra i soggetti di diversi Stati membri dell’Unione Europea;
- l’esonero dalla comunicazione dei dati relativi ai contratti stipulati dalle società di leasing.
Il carico di lavoro di un libero professionista può quindi essere allegerito grazie a questo nuovo sistema. Passare alla fattura elettronica renderà superflue molte comunicazioni fino ad ora obbligatorie e vissute con la paura di sbagliare, semplificando molto l’inizio dei lavori per un’agenzia immobiliare.
Vengono ridotti i tempi per gli accertamenti fiscali in materia di IVA e imposte dirette, passando da cinque a quattro anni, oltre che quelli per creazione, invio e conservazione di una fattura; sotto la guida del software informatico infatti sarà possibile creare una fattura in pochi semplici passi.
Vengono ridotti anche gli spazi, perché non saranno più necessari grandi e pesanti faldoni per la conservazione di vecchi documenti: anche le fatture elettroniche dovranno essere conservate per 10 anni, ma sarà possibile limitarsi al formato digitale.
Doveri per aziende e professionisti nell’uso della fattura elettronica
Il principale dovere per i soggetti IVA sarà quello di emettere, gestire e conservare le fatture esclusivamente in formato elettronico. Oltre al dovere di emettere una fattura elettronica, l’utente ha quindi l’obbligo di conservazione sostitutiva della fattura.
La conservazione sostitutiva è una procedura che garantisce nel tempo la validità legale dei documenti informatici. Come accennato in precedenza, è infatti obbligatoria la conservazione della fattura elettronica per un periodo di 10 anni per permettere di svolgere controlli a distanza di tempo.
Cosa succede in caso di mancata emissione di una fattura elettronica? Non emettere una fattura elettronica dove invece è necessario comporta una sanzione. Tuttavia, affidandoti ad un software o a un intermediario, le possibilità di errore saranno notevolmente ridotte; sarà infatti lo stesso Sistema di Interscambio ad inviare delle notifiche in caso di irregolarità, permettendo un controllo immediato e potendosi così accertare della correttezza della tua fattura elettronica e del fatto che questa sia stata consegnata.
Affidarsi ad un software o a un intermediario ti consentirà quindi di agire in tutta tranquillità e nel rispetto della normativa, senza avere dubbi sulla correttezza delle operazioni e sull’effettiva ricezione delle fatture.
Noi di Affitta Presto siamo sempre disponibili a darti tutte le informazioni che cerchi a riguardo: non esitare a contattarci in caso di dubbi o domande!
