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Matrice di Eisenhower: importanza e urgenza nell’agenzia immobiliare

matrice di eisenhower

Il nostro tempo è controllato da urgenze, compiti da svolgere e mansioni da portare a termine. Spesso siamo talmente oberati di cose da fare che non sappiamo dare una priorità a queste attività e finiamo per dare un’ordine di svolgimento che ci sembra logico oppure pratico. Nulla di sbagliato in tutto questo, se non per un piccolo particolare: come si fa a capire che cosa è urgente e che cosa è trascurabile? Cosa succede quando non sappiamo a che attività dare la priorità?

 

A tutti è capitato di trovarsi in questa situazione, e nella maggior parte delle occasioni siamo sempre portati a svolgere compiti urgenti ma non importanti, tralasciando quelli importanti che possono sembrare poco urgenti. Effettuare una scelta diventa davvero difficile, ma esiste un metodo che permette la gestione delle priorità attraverso la valutazione delle attività secondo quattro criteri: la matrice di Eisenhower.

Come si può intuire dal nome questo sistema è stato studiato dal Presidente degli Stati Uniti d’America Eisenhower negli anni ’50.

- “La cosa importante è raramente urgente e ciò che è urgente è raramente importante” -

Il motto di Eisenhower racchiude il senso di questo sistema, infatti per valutare una priorità non sempre l’urgenza è sinonimo di importanza. Vediamo nel dettaglio come funziona la matrice di Eisenhower per capire cosa fare e quando farlo.

Che cos’è la matrice di Eisenhower e come può aiutarti

Durante la tua giornata lavorativa ti sarai sicuramente trovato a dover decidere che compito svolgere per primo e quale per ultimo, magari impostando la scelta su priorità ed urgenze che si adattano ai tuoi tempi, oppure all’agenda, o al personale che si trova in agenzia con il quale puoi suddividere le mansioni.

matrice di eisenhowerMa qual’è realmente la priorità di questi compiti? La matrice Eisenhower è un sistema che può aiutarti ad organizzare le tue attività, seguendo un semplicissimo schema a quattro fattori. Vediamo le situazioni principali suddivise in quadranti, che corrispondono alla lettera Q:

  • Q1 alta importanza ed alta urgenza: Emergenza

In questo caso le possibilità di scelta non sono contemplate. L’unica cosa da fare è agire e farlo in fretta. Le attività che corrispondono a questo quadrante sono quelle da fare subito, come per esempio progetti in scadenza oppure emergenze.

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Se ti trovi spesso a gestire situazioni da Q1 vuol dire che sono gli impegni a gestire il tuo tempo, e non tu a gestire i tuoi impegni. Rifletti.

  • Q2 alta importanza e bassa urgenza: Miglioramento

In questo quadrante si trovano quelle attività importanti ma non così urgenti, quelle che ti danno il tempo per essere pianificate ed organizzate. I compiti di questo tipo sono quelli che ti permettono di gestire al meglio la tua giornata lavorativa e la tua azienda. Lavorare meglio significa lavorare sereno.

  • Q3 alta urgenza e bassa importanza: Delega

Questa è una categoria particolare, in quanto racchiude tutti quei compiti ed impegni poco importanti che però ti portano via del tempo prezioso per dedicarti alle cose davvero necessarie. Pensiamo a quella serie di telefonate che devi sbrigare entro sera, oppure quella mail a cui rispondere: sono tutte attività che puoi benissimo delegare al tuo staff o ai collaboratori.

  • Q4 bassa urgenza e bassa importanza: Spreco

Qui abbiamo tutte quelle cose che possono benissimo essere posticipate, magari dedicandoci del tempo dopo che avrai sbrigato tutti i compiti più importanti della giornata. E se non farai in tempo oggi, ci penserai domani. Se ti trovi spesso ad investire il tuo tempo in attività da Q4 attenzione, forse stai sprecando del tempo prezioso.

Applica la matrice di Eisenhower alla tua agenzia immobiliare

Durante le nostre giornate lavorative tendiamo a dare molto più valore al tempo, cioè svolgendo le cose più urgenti anziché quelle importanti, trovandoci troppo spesso nei quadranti Q1 e Q3. Anche il Q4 ci stuzzica con tutti quei compiti facili che preferiamo sbrigare prima possibile per levarceli di torno, ma rischiamo così di perdere davvero tanto tempo in cose inutili. Lo scopo della matrice di Eisenhower è quello di visualizzare urgenza e importanza slegate dal concetto di tempo, cercando di trovarsi più spesso nel quadrante Q2.

Per utilizzare al meglio questo schema ti consigliamo di organizzare il tuo lavoro procedendo in questo modo:

  • compila un elenco dei compiti giornalieri
  • ordinale per importanza, senza contare il tempo
  • poi assegna l’urgenza
  • svolgi le tue attività senza pensare troppo a Q3 e Q4. Riservati un momento per decidere come svolgere questi compiti, ricordando che delegare non è un reato.

Seguire la matrice di Eisenhower per organizzare il tuo lavoro ti aiuterà ad ottimizzare il tuo tempo dedicandolo alle cose davvero importanti, quelle che possono portarti dei benefici lavorativi concreti come il raggiungimento dei tuoi obiettivi.

E tu come gestisci le tue attività giornaliere? Condividi con noi la tua opinione compilando il form qui sotto, oppure contattaci.

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