L’inizio di un nuovo anno solitamente è un’ottima occasione per fare progetti, fissare nuovi obiettivi, rivedere l’andamente dell’anno appena trascorso per migliorare, ricominciando con lo spirito e l’iniziativa giusta.
Porsi degli obiettivi è fondamentale per la buona gestione di un’azienda, e chi decide di mettersi in proprio e avviare un’attività sa bene che senza organizzazione ed autodisciplina non si va da nessuna parte. Senza obiettivi specifici ed un metodo di lavoro ben impostato sarà difficile affrontare le difficoltà e gli imprevisti che si incontrano durante il percorso, per non parlare dell’ insegnare ad eventuali collaboratori ad eseguire e gestire in autonomia i compiti assegnati.
Insomma, è importantissimo avere dei binari da seguire che puntano dritti agli obiettivi prefissati per far funzionare un’azienda. Per fare questo esistono diversi metodi di gestione ed organizzazione delle attività. Abbiamo parlato spesso sul blog di obiettivi, delle varie tipologie, di come impostarli e come gestirli.
Ma come si decide la priorità di un compito rispetto ad un altro?
A questo proposito oggi vorremmo condividere un sistema di prioritizzazione delle attività, un modo per definire l’ordine di priorità dei vari compiti all’interno dei progetti di un’azienda. Questo tipo di analisi viene chiamata metodo MoSCoW, un acronimo che si riferisce all’urgenza dei compiti da svolgere.
Che cos’è il metodo Moscow
Il metodo MoSCoW o tecnica di prioritizzazione delle attività è un sistema che aiuta a definire l’ordine di priorità delle attività da svolgere all’interno di un’azienda, in un lasso di tempo specifico, anche chiamato timebox. Tecnicamente si tratta di un acronimo inglese che può essere tradotto in questo modo:
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- M = must have ( devo )
In questo caso si parla di attività obbligatorie, scadenze improrogabili come per esempio l’estinzione di un pagamento che ha una scadenza, come può essere un affitto per esempio. - S = should have ( dovrei )
I dovrei sono quei compiti altamente prioritari che dovrebbero essere inclusi in ogni fase lavorativa, come per esempio rispondere alle mail prima possibile o eseguire altre commissioni abbastanza urgenti. Insomma quelle attività che vanno svolte ma possono essere ritardate di qualche giorno, soprattutto se ci sono dei must have in corso d’opera. - C = could have ( potrei )
Quando parliamo di compiti che potrebbero essere eseguiti all’interno di un determinato progetto, ci riferiamo a tutte quelle attività che sono in programma, vorremmo fare ma non troviamo il tempo o il modo giusto per farle. Pensiamo per esempio all’organizzazione di un viaggio oppure l’iscrizione ad un corso. Could have sono tutte quelle attività che possono essere svolte quando non si è impegnati in un must oppure uno should. - W = won’t have (non avrò) o would like to have (mi piacerebbe avere)
Quest’ultima lettera dell’acronimo può avere connotazione negativa oppure positiva, in base a come si intende gestire il sistema di priorità. In caso si tratti di un won’t have, parliamo di attività che sono state calcolate all’interno di un determinato programma oppure da eseguire in uno specifico lasso di tempo, ma hanno perso importanza per il progetto o si rivelano superflue e possono essere accantonate.
Nel caso invece si tratti di un would like to have il significato è lo stesso, ma il compito non viene visto come superfluo, anzi, può arricchire un altro progetto e viene semplicemente posticipato.
Per riassumere:
Il metodo MoSCoW in pratica stabilisce quali sono i compiti imprescindibili, auspicabili, opzionali e quelli superflui alla gestione delle attività e del tempo in base ai propri obiettivi.
I più importanti sono sicuramente i primi tre punti, e all’interno dell’organizzazione delle attività dovrebbero essere impostati seguendo una percentuale per ognuno: i must have dovrebbero richiedere un impegno del 60%, mentre should e could non più del 20% ciascuno.
Imparare ad utilizzare questo sistema in maniera efficace ti aiuterà moltissimo nello svolgimento delle attività lavorative quotidiane, nei progetti a medio termine e nei rapporti a lungo termine con i tuoi clienti di fiducia. Sapere come gestire al meglio il proprio lavoro ed il proprio tempo non farà che diminuire di molto lo stress legato alle scadenze, oltre ad aumentare la qualità del servizio fornito.
E tu come gestisci le tue attività ed il tuo tempo? Hai un metodo collaudato oppure ti sei sempre affidato all’istinto? Conoscevi già il metodo MoSCoW?
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